Importer plusieurs élèves

ModernSchools WebSecrétariatAdministrationResponsable informatiqueDisponible⏱ 8 min

Objectif

Inscrire un grand nombre d'élèves en une opération, sans créer de doublons ni écraser de dossiers existants.

Prérequis

• Un fichier Excel ou CSV contenant au minimum nom, prénom, sexe et date de naissance
• Les classes de destination déjà créées
• Un rôle autorisant l'import

Procédure

1. Préparer le fichier

   Une ligne par élève, un en-tête par colonne, pas de lignes vides intercalées ni de cellules fusionnées. Les dates doivent être homogènes sur tout le fichier.

2. Déposer le fichier

   Ouvrez l'écran d'import et déposez le fichier. Rien n'est encore écrit : ModernSchools ne fait que lire.

   Capture à réaliser sur trainingÉcran de dépôt d'un fichier d'import d'élèves/img/screenshots/web/students/import-01-upload.webp

3. Associer les colonnes

   Faites correspondre chaque colonne du fichier à un champ ModernSchools. Une colonne non associée est ignorée : vérifiez la correspondance avant de continuer.

   Capture à réaliser sur trainingÉcran d'association des colonnes du fichier aux champs ModernSchools/img/screenshots/web/students/import-02-mapping.webp

4. Lire le rapprochement

   ModernSchools classe chaque ligne : élève nouveau, élève déjà présent, ligne incohérente. Les incohérences ne bloquent pas les autres lignes, elles isolent seulement les cas à trancher.

   Capture à réaliser sur trainingRapport de rapprochement listant les nouveaux élèves, les correspondances et les incohérences/img/screenshots/web/students/import-03-report.webp

5. Valider l'import

   L'écriture n'a lieu qu'après votre confirmation explicite. Vous pouvez exclure des lignes avant de valider.

Résultat attendu

Les élèves du fichier sont inscrits dans leurs classes, les cas ambigus restent en attente de décision humaine.

Problèmes fréquents

Des dates de naissance sont mal interprétées

Le fichier mélange probablement deux formats. Uniformisez la colonne dans le tableur, puis relancez l'import.

Un élève est signalé comme existant alors qu'il est nouveau

Le contrôle anti-doublon a trouvé une correspondance d'état civil. Ouvrez le dossier existant pour trancher : homonymie réelle ou véritable doublon.